Kollaboratives Schreiben IV: Google Text und Tabellen

1. Die Welt von Google Text und Tabellen

Google Docs ist ein kostenloser Google Dienst, der es ermöglicht, Dokumente zu erstellen und (kollaborativ) zu bearbeiten.
Für die Erstellung von Google Dokumenten ist ein Google-Konto erforderlich. Unter Angabe eines Nutzernamens, einer Mailadresse und einem Passwort kann das Konto erstellt werden. Neben Google Text und Tabellen gibt es eine Reihe von Alternativen, die wir hier im Einzelnen nicht vorstellen werden. Zoho stellt ebenfalls ein komplettes Office Packet im Internet zur Verfügung. Think Free ist auch eine nennenswerte Alternative. Aber auch Microsoft hat eine eigene Plattform entwickelt.

Google Text und Tabellen ist vergleichbar mit dem Office Packet, dass bei Microsoft erworben werden kann. Neben einer Textverarbeitung findet man eine Tabellenkalkulation und ein Präsentationsprogramm vor. Entscheidend ist allerdings, dass all diese Programme nicht auf dem eigenen Rechner installiert werden, sondern im Internet zur Verfügung gestellt werden. Der Zugriff erfolgt über einen Internet-Browser. Die Art der Software nennt man Software as a Service. Der Vorteil ist, dass sich der Nutzer nicht mehr um die Verfügbarkeit kümmern muss. Diese Aufgabe übernimmt der Anbieter und sorgt dafür, dass der Nutzer immer mit der aktuellsten Version der Anwendung arbeitet. In der Regel kosten solche Angebote Geld, Google bietet seinen Dienst bisher kostenfrei an. Google ermöglicht mit diesem Dienst einer Gruppe collaborativ an einem Dokument zu arbeiten.

Ich möchte mich hier auf zwei Teile des Google Office Pakets beschränken, von denen ich glaube, dass dazu die meisten Anwendungsbeispiele für die Praxis beschrieben werden können. Zum einen möchte ich die Textverarbeitung zum anderen die Tabellenkalkulation in Verbindung mit dem Formularassistenten beleuchten.

2. Google Dokument

 

Die Textverarbeitung von Google bringt eine Reihe uns bekannter Formatierungshilfen mit. Google ist jedoch kein Layout Programm wie es viele uns bekannte Offline-Textverarbeitungen schon lange sind. In sofern fallen die Editierfunktionen recht mäßig aus. Was z.B. die Integration von Tabellen in Textdokumente angeht, sind die Möglichkeiten sehr eingeschränkt. Im Gegensatz zum Etherpad bringt es jedoch wesentlich mehr Bearbeitungsfunktionen mit, so dass hier auch deutlich komplexer formatierte Texte entstehen können. Gerade die Tabellenfunktion wird im Etherpad schmerzlich vermisst, auch das Einbinden von Bildern oder das Einbringen von Links ist bei Google deutlich komfortabler.

2.1. Import und Verwaltung von Texten und Tabellen

Neben dem Erstellen neuer Texte, gibt es auch die Möglichkeit, bestehende Dokumente hochzuladen. Formate wie doc, docx, csv, xls, pdf, jpg usw. können mit einem Datenvolumen von bis zu 1024 MB bei Google Text &Tabellen hochgeladen und bearbeitet werden. Darüber hinaus können Ordner angelegt werden, in denen sich Dokumente platzieren lassen. Diese Ordner können wiederum einem bestimmten Nutzerkreis verfügbar gemacht werden (siehe Zugriffsverwaltung).

2.2. Zugriffsverwaltung

Im Gegensatz zum Etherpad bietet Google allerdings einen viel detallierteren Zugriffsschutz. So ist ein Dokument grundsätzlich nur vom Ersteller zu lesen und zu bearbeiten. Erst wenn der Eigentümer eine Datei anderen Nutzern freigibt, können diese die Datei lesen oder bearbeiten, je nachdem welche Rechte vergeben wurden. Das Dokument kann auch einzelnen Nutzern durch eine E-Mail Einladung freigegeben werden. Dokumente können aber auch, wie schon vom Etherpad bekannt, veröffentlicht werden. In diesem Fall kann der Link zum Dokument verschickt werden. Um an den Dokumenten mitzuarbeiten ist kein eigener Google Account notwendig. Nur wer selbst Dokumente erstellen will, muss sich bei dem Suchmaschinenriesen anmelden.

2.3. Beispiele für den Einsatz von Google Dokument

2.3.1. Erstellung eines Themenplans

Einen Teil der Themenpläne, die ich bei der BpB einreichen muss, werden zusammen mit Freien Mitarbeiter_innen entwickelt. Früher haben wir uns Open Office Dokumente (eine Open Source Alternative zu Microsoft Office) zugeschickt. Dort haben wir die Änderungen mitprotokolliert, damit der jeweils Andere wußte, an welchen Teilen gekürzt oder erweitert wurde. Nach jeder Änderung mußte das Dokument unter einem neuen Namen abgespeichert werden, damit nicht die alten mit den neuen Versionen verwechselt werden konnten. Das System war recht fehleranfällig. In vielen Fällen entwickeln wir jetzt die Themenpläne direkt online. Dabei gibt in der Regel der für das Dokument Hauptverantwortliche die Struktur vor und fügt seine Überlegungen in den Plan ein. Anschließend läd er per Mail die Mitarbeitenden ein, um an der Entstehung des Plans mitzuwirken. Wenn eine beantragungswürdige Version vorliegt, wird das Dokument exportiert, in einer Textverarbeitung an die Standarts der BpB angepasst und verschickt. Der Seminarplan wird jedoch weiterhin dem aktuellen politischen Geschehen angepasst, so dass bis zum Schluss Änderungen am Plan möglich sind. Zum Seminarbeginn werden häufig nur noch  marginale Änderungen an den Teilnehmer_innen vorgenommen, sodass der Plan verteilt werden kann.

2.3.2. Linksammlung während des Seminars

Nicht nur in Seminaren, die medien- und netzpolitische Themen ansprechen, sondern auch in allen anderen politischen Themenschwerpunkten werden wahrscheinlich über das Seminar hinweg eine Reihe an Links benannt, die auf Quellen im Internet verweisen. Wenn diese schon während des Seminars, ähnlich einer stetig offenen Fragewand, in ein Dokument geschrieben werden und das Dokument auch allen anderen Teilnehmer_innen zugänglich gemacht wird, kann ein sehr hilfreicher Quellenpool entstehen, um die Themen auch von zu Hause weiterverfolgen zu können. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Linkliste ab einer bestimmten Menge zu clustern, also mit Überschriften zu versehen. Damit wird die Liste überschaubarer und benutzbarer. Natürlich kann die Liste am Ende des Seminars auch ausgedruckt, kopiert und den Seminarmaterialien beigelegt werden.

2.3.3. Schreiben eines Seminarberichts

In der Regel muss ein Seminarbericht angefertigt werden. Auch dieser kann direkt in der online-Textverarbeitung realisiert werden. So wird auch gegenüber den Teilnehmenden Transparenz geschaffen und es entsteht eine recht gute Zusammenfassung der Inhalte und Diskussionsrunden des Seminars. Natürlich bleibt es nach wie vor wichtig, einen Seminarbericht auch mit etwas Abstand zum Seminar zu schreiben und zu reflektieren, aber wie oft entgleiten die Diskussionszusammenhänge und die entsprechenden Ergebnisse.

3. Google Tabellen

Google Tabellen ist eine abgespeckte Version einschlägiger Tabellenkalkulationen, die in den meisten Officepaketen enthalten ist. Dadurch dass es sich um ein Onlineangebot handelt, wird die Tabellenkalkulation erst durch die Erstellung von Formularen zu einem interessanten Werkzeug für die (politische) Bildung. Im folgenden möchte ich kurz erläutern, wie man selbst ein solches Onlineformular erstellen kann und wozu man es nutzen kann.

3.1. Anleitung: Erstellen einer Umfrage

Formulare bieten die Möglichkeit, standardisierte Abfragen zu erstellen. Die Formulareinträge werden in einer Tabelle gesammelt und können von dort aus ausgewertet oder exportiert und beliebig weiterverarbeitet werden. Um ein Formluar zu erstellen, klickt man auf
neu erstellen > Formular
Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort wird man zu Beginn aufgefordert dem Formular einen Namen und einen erklärenden Text geben. Anschließend kann man die einzelnen Abfrageelemente definieren. Diese bestehen immer aus einer Frage, einer näheren Erläuterung, dem Fragentyp (Text, Textabsatz, Auswahlfrage, ankreuzen, aus einer Liste wählen, Skala und Gitter) und den Antwortoptionen. Ich habe hier ein Formular erstellt, welches jeden der Fragentypen exemplarisch vorstellt.

Wird dieses Formular ausgefüllt, erstellt Google eine Tabelle, in der pro Datensatz eine Zeile gefüllt wird. Anschließend sind die vorliegenden Daten, wie schon aus Excel oder Calc gewöhnt, in Torten-, Fluss und anderen Diagrammen darstellbar und auswertbar.

3.2. Praxisbeispiele

3.2.1. Erwartungsabfrage

Häufig liegen die E-Mailadressen der Teilnehmenden vor, dennoch wird eine erste Abfrage der Erwartungen erst zu Seminarbeginn vorgenommen. Dann ist es meist zu spät auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden ernsthaft einzugehen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht eine Woche vor dem Seminar die Teilnehmenden per Mail persönlich anzuschreiben, ihnen den Seminarplan noch einmal mitzuschicken und auf die Erwartungsabfrage hinzuweisen. Die letzten Monate haben gezeigt, dass die Beteiligung zwischen 60% und 90% liegt. Für die Teilnehmenden ist es die erste, sehr konkrete Beschäftigung mit dem Seminar. In der Regel geben sie uns eine Reihe sehr wichtiger Hinweise, wie der Seminarplan verstanden wurde, aber auch eine Reihe an Anforderungen, weswegen sie dieses Seminar besuchen. Ein entsprechendes Formular zu erstellen ist schnell erledigt. Die Auswertung läßt sich anschließend über die Tabellenkalkulation automatisieren. Zum Seminareinstieg sind die entsprechenden Ergebnisse der Befragung vorgestellt worden und boten dadurch einen interessanten Einstieg in das Seminar, in dem die Teilnehmenden von Beginn an einen Teil der Verantwortung übernommen haben.

3.2.2. Evaluation eines Seminars

Um während einer Veranstaltung das Feedback der Teilnehmenden auswerten zu können, können entsprechend formulierte Formulare helfen das Seminar zu steuern. Wir machen jeden Abend eine solche Evaluation zum Ende eines Seminars und werten anschließend mit den Teilnehmenden die aggregierten Zahlen aus. Sie schaffen Anlässe kritisch würdigend den Seminarverlauf zu reflektieren, aber auch zusammen mit den Teilnehmenden zu steuern. Am Ende eines 5-tägigen Seminars sind bei immer gleichen Fragen Kurven entstanden, die subjektiv für dieses Seminar vergleichbare Werte sammeln, die aber auch die Dynamik des Seminars abbilden.

3.2.3. Gemeinsame Erarbeitung einer Kalkulation

Jenseits der Formularfunktion können auch Kalkulationen für Projekte mit anderen Kooperationspartnern erstellt werden. Das schafft Transparenz für alle an dem Projekt beteiligten.

3.2.4. Gemeinsame TN-Verwaltung bei Onlineprojekten

Für ein größeres Online-Projekt haben wir die Tabellen dazu verwendet, die Teilnehmenden zu organisieren. In diesem Fall kamen immer wieder neue Teilnehmende hinzu, die vom Kooperationspartner eingegeben wurden. Es handeltete sich hierbei nur um Benutzernamen, Mailadressen, Vornamen und Nachnamen. Da die Daten zu jedem Zeitpunkt für alle berechtigten Nutzer exportierbar sind, war es möglich, Serienbriefe per Mail zu verschicken, um auf die entsprechenden Aufgaben wärend des Onlineprojektes hinzuweisen.

4.Weitere Hinweise zum Umgang mit Google Text und Tabellen

Angesichts vieler Diskussionen in den öffentlichen Medien über Datenschutz und Privatsphäre stehen viele Menschen dem Unternehmen Google sehr kritisch gegenüber. Beeinflusst durch die Presse fürchten sie einen Missbrauch ihrer persönlichen Daten und Dokumente. Die Unsicherheit der Teilnehmer und Googles Image können Aspekte sein, die sich negativ auf die Arbeit mit diesem online-Werkzeug auswirken.


Creative Commons Lizenzvertrag Dieser Artikel steht unter der CC-by-Lizenz (mehr dazu). Der Name des Autors/Rechteinhabers soll wie folgt genannt werden: CC-by-Lizenz, Autor: Guido Brombach für pb21.de

Guido Brombach arbeitet als Bildungsreferent für das DGB Bildungswerk. Dort ist er verantwortlich für den Bereich Digitale Kommunikation, Lernen und Medien. Er bemüht sich um die Harmonisierung zwischen der analogen und der digitalen Welt.

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